Чому бізнесу недостатньо просто купити програмне забезпечення

Вибір програмного забезпечення для бізнесу часто уявляють як похід за покупками: порівняв кілька варіантів, обрав найкращий – і готово. Програмне забезпечення має відповідати масштабу вашого бізнесу, його процесам, специфіці галузі та роботі з постачальниками.

У нашому гайді зібрали питання, які підприємці найчастіше ставлять, коли обирають і впроваджують бізнес-системи. Відповіді надає Андрій Татчин, представник ГО “Український центр автоматизації бізнесу”.

Чому замало просто знайти програмне забезпечення – потрібна ще й команда, яка його впровадить

Програмне забезпечення для бізнесу – це не пара чобіт, яку можна підібрати за розміром, взути й піти. Особливо це стосується компаній середнього та великого бізнесу.

На ринку зазвичай є два типи гравців. Продуктові компанії – це ті, що розробляють програмне забезпечення. Та інтегратори – ті, хто його впроваджує. Перші створюють стандартну версію продукту. Другі адаптують її до потреб конкретного бізнесу, навчають персонал і надають підтримку.

Тож пошук ERP – це лише половина завдання. Друга половина, не менш важлива, – знайти тих, хто зробить його робочим саме для вашого бізнесу.

У мене велика компанія. Чи можна знайти “готове рішення”?

Зараз рідко використовують стратегію monolithic ERP («все-в-одному»). Це має низку недоліків, про які Білл Гейтс ще говорив у своїй книзі “Дорога у майбутнє”. Серед таких недоліків:

Все потроху, але нічого досконалого. Універсальні ERP ніколи не були найкращим рішенням для окремих департаментів. Відповідно, важливо, щоб ваші ключові функції використовували найкраще програмне забезпечення.
Відсутність гнучкості. Якщо у вашій компанії використовується стратегія універсального ERP, ви навряд чи зможете швидко та безболісно внести зміни в одному з відділів компанії, оскільки зміни в одній функції неодмінно зачіплять решту департаментів.
Сильна залежність від одного вендора. Зміна постачальника стає майже неможливою. Ряд наших замовників зараз має серйозні виклики, оскільки вони використовували 1с для всіх функцій свого бізнесу. Зараз перейти на альтернативи дуже, і дуже складно і дорого.
Не задоволені користувачі. Універсальні ERP рідко бувають простими та зручними в користуванні.
Дорогі зміни. Оскільки універсальна ERP покриває весь ваш бізнес, то вам обов’язково доведеться мати підрядника, який буде її підтримувати і впроваджувати зміни.

Найчастіше наші замовники обирають стратегію (Best-of-Breed), іншими словами, підбирають програмне забезпечення під департамент, а не все в одному. Для бухгалтерії чи, наприклад, для потреб HR справді можна знайти стандартні системи, ми називаємо їх «рішеннями з коробки» (out-of-the-box solutions): розпакував і можна працювати.

Але є нюанс розміру. Маленький бізнес можна адаптувати під програмне забезпечення. Середній і великий – уже ні. Тут навпаки: ви адаптуєте програмне забезпечення під свою компанію – її розмір, процеси, індустрію, постачальників тощо.

Шукаєте ПЗ під свої бізнес-процеси?

Дізнайтесь у наших експертів

Безкоштовна консультація

Як часто слід переглядати процеси та програмне забезпечення?

Тут працює та сама аналогія з одягом. У міру розвитку компанії в певний момент стане «тісно» в тих процесах і програмному забезпеченні, які ви підібрали на старті. З ростом змінюються команда, процеси, способи управління та ухвалення рішень. І це нормально.

Однозначної відповіді, як часто це робити, немає – різні компанії розвиваються по-різному. Одні не ростуть взагалі. Інші додають 10–20% на рік. А є компанії й періоди, коли вони зростають на 100–200% щороку. Для кожного випадку треба шукати свій підхід.

Але кілька рекомендацій універсальні:

Розвиток компанії потрібно планувати й заздалегідь готувати її до нього.
Процеси, команду та програмне забезпечення варто обирати із запасом, так би мовити, «на виріст».
Якщо ІТ-архітектуру підприємства розробляли колись давно, а відтоді компанія зросла на 30%, її варто переглянути. Можливо, міняти нічого не доведеться. А, можливо, вам уже стало тісно.

Яку конкурентну перевагу дає добре злагоджений ІТ-департамент?

Програмне забезпечення саме по собі переваг не дає. Перевагу визначає те, як швидко компанія ухвалює рішення і наскільки точними даними вона при цьому оперує.

Коли ІТ-процеси злагоджені, керівник бачить реальну картину бізнесу – не вчорашню, зведену вручну в табличці, а сьогоднішню: замовлення, склад, гроші, навантаження команди. На основі цих даних рішення ухвалюються за години, а не за тижні.

Друга перевага – швидкість реакції. Зʼявляється новий конкурент, дорожчає сировина, змінюється попит. Компанія з налагодженими процесами швидко перебудовується, бо їй не треба спершу «зібрати докупи» розрізнені системи.

Третя – менша залежність від «героїв». У багатьох компаніях критичні знання тримаються в головах однієї-двох людей. Підуть вони у відпустку чи звільняться, і процес може зупинитися. Добре побудована ІТ-архітектура переносить ці знання в систему.

І ще одне: автоматизація вивільняє людей від рутини. Бухгалтер не зводить вручну те, що система може порахувати сама. Менеджер не переписує дані з одного файлу в інший. Цей час йде на роботу, яка справді приносить гроші.

І все ж таки, сам факт наявності ІТ-департаменту переваги не гарантує. Можна мати великий штат і десяток рішень, які між собою не «розмовляють», що може призводити до постійних витрат. Перевагу дає саме злагодженість: коли системи, процеси й команда працюють як одне ціле.

Який бюджет закладати на ІТ?

Звичайно, єдиної цифри немає. Бюджет на ІТ залежить щонайменше від трьох речей: галузі, розміру команди й того, наскільки складні у вас процеси.

Галузь задає базову планку.	Компанії, де бізнес побудований навколо даних, наприклад, фінанси, технології, страхування, – витрачають на ІТ помітно більше, ніж виробництво чи традиційна торгівля.
Розмір команди множить витрати.	Більшість бізнес-систем тарифікуються за користувача: десять людей і двісті – це різні рахунки за ті самі ліцензії. Тому бюджет зростає не стільки від виручки, скільки від кількості тих, хто щодня працює в системах.
Процеси визначають складність.	Одна річ – поставити стандартну бухгалтерію, використовуючи готове рішення. Інша – звести докупи склад, виробництво, продажі й аналітику, кастомізуючи процеси під себе. Що більше інтеграцій і нестандартних сценаріїв, то вищий бюджет на впровадження та супровід.

Світова практика дає орієнтир, з яким можна звіряти власні цифри. Найпоширеніший показник — частка ІТ-витрат у виручці.

За оцінками Gartner, у середньому це близько 5,7% у 2026 році. Але середнє оманливе, бо розкид за галузями великий:

— виробництво й традиційні галузі — приблизно 2–4%;

— роздріб, охорона здоровʼя, енергетика — близько 3–7%;

— фінанси, технології та компанії, де дані є основним активом, — 7–10% і вище.

Це не цілі, а межі. Витрачаєте помітно менше, ніж у межах вашого діапазону. Краще перевірити, чи не накопичується технічний борг. Корисно дивитися й на структуру витрат: умовно на підтримку того, що вже працює, розвиток під ріст і нові напрями. Якщо майже все йде на підтримку, то на розвиток не лишається нічого.

Пропонуємо скористатися калькулятором, який розрахує рекомендовані витрати на ІТ та покаже їх у доларах і як відсоток від річного доходу вашої компанії.

Калькулятор ІТ Бюджету

А що з Україною?

Наразі в Україні відкритого галузевого бенчмарку «ІТ-витрати як частка виручки» немає. Те, що публікують на DOU, наприклад, – це переважно статистика самої ІТ-індустрії як експортера, а не те, скільки український бізнес з інших галузей витрачає на технології. Тому доводиться орієнтуватися на світові оцінки, тримаючи в голові місцеві реалії: курс, вартість софту, доступність команд та сучасні реалії, пов’язані з війною.

І те, про що часто забувають на старті: ціна використання продукту, вартість впровадження, навчання персоналу та підтримки. Власне, це те, з чого почалася ця стаття.

Окрема частина бюджету – це безпека. У світовій практиці на неї припадає близько 10% ІТ-бюджету, у регульованих галузях, звичайно, більше. Економити тут ризиковано, бо ціна витоку даних зазвичай перевищує все, що вдалося заощадити.

Відповідаємо на додаткові питання

Чим інтегратор відрізняється від продуктової компанії (вендора)?

Вендор розробляє програмне забезпечення, інтегратор його впроваджує. Перший створює стандартний продукт для ринку загалом. Другий адаптує цей продукт під конкретний бізнес: налаштовує процеси, переносить дані, навчає команду та супроводжує систему після запуску. Це часто різні компанії, тож купити ліцензію в одних, а впроваджувати її в інших – нормальна практика.

Що таке «рішення з коробки» (off-the-shelf) і кому воно підходить?

Це готова стандартна система, якою користуються одразу після підключення, без глибокого налаштування. Добре працює для типових завдань одного департаменту — бухгалтерії, HR. Середньому й великому бізнесу таких рішень зазвичай замало: їм програмне забезпечення доводиться підлаштовувати під власні процеси, а не навпаки.

Як зрозуміти, що бізнесу час змінювати систему?

Найпростіша ознака – коли в наявних процесах стає «тісно». На практиці це виглядає так: команда щодня вигадує ручні обхідні шляхи, дані переносять із однієї системи в іншу вручну, прості звіти збирають днями, а критичні знання тримаються в голові однієї-двох людей.

Чи можна впровадити систему власними силами, без інтегратора?

Можна, якщо завдання просте, а в компанії є сильна внутрішня ІТ-команда з досвідом саме впровадження, а не лише підтримки. Але для складних систем (ERP, наскрізна автоматизація кількох департаментів) самостійний запуск часто виходить дорожчим: помилки на етапі налаштування коштують більше, ніж робота тих, хто вже робив це десятки разів.